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採用広報の支援や動画を活用したスカウトメールの代行を行っているストルのストルの石垣です。
今回は多くの企業が利用しているスカウトメールの書き方や返信率の上げ方について記事にしました。
理系学生向けダイレクトリクルーティング事情
理系学生向けのダイレクトリクルーティングサービス「テックオファー」を運営するテックオーシャン執行役員の天野氏に最新のダイレクトリクルーティングの活用法をインタビューしています！
これからダイレクトリクルーティングを活用して、採用活動を始める企業様は是非ご確認ください！
実は6割以上の方が既存のスカウトメールは長すぎて読む気がしないと回答してます！
大体読むと回答した方は全体の5％しかいませんでした。
弊社では「スカウトメールの返信率を改善する」サポートも実施しております。
興味のある方は是非ご覧ください。
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スカウトメールとは？
スカウトメールとは、求人サイトに登録してある求職者の職務経歴やスキル、経験を見て「人材紹介会社や企業の人事担当者」が、直接求職者にメールで連絡するサービスのことを言います。
営業メールに近く、スカウトメールを外部の採用支援会社に委託して送っていることが多いです。
スカウトメールの種類
スカウトメールは主に「オープンオファー」と「プライベートオファー」の２種類に分けることができます。
オープンオファー
オープンオファーとは、求職者に一斉にスカウトメールを送信すること。
年齢や居住地域、経験職種など、ある程度条件を絞り込んでから送る場合もあります。
オープンオファーはメール文面をひとつ作るだけでいいので、労力が少なく済むのがメリットです。
ただ、受け取る側の多くの人も、オープンオファーは大量送信であり、採用につながる確率が低いことを知っているので、反響は得にくい傾向があります。
一般的には求職者には嫌がられるスカウトメールになります。
プライベートオファー
プライベートオファーとは、企業側が求める条件と合致している求職者に対して、個別にスカウトメールを送ること。
企業が「ぜひ応募してほしい」という人に送るので、面談（面接）確約などの特別な内容を記すことも多いでしょう。
たくさんの職務経歴書を読んで対象者を絞り込んだり、相手に合わせてメール文面を作成したりと手間はかかりますが、オープンオファーよりも応募・採用につながる確率は高くなります。
企業がスカウトメールを利用する理由
従来の採用活動では、求人広告費を支払い、応募が来るのを待っている採用活動が主流でした。
しかし人手不足の問題で、待っている採用活動では、自社が採用したい人材の採用が難しくなっているのが実情です。
そこで注目されたのが攻めの採用活動ツールである「スカウトメール」です。
スカウトメールは企業側が今採用したい条件の求職者に対して、ピンポイントでアプローチができます。
そのため採用活動のリソースが十分ではないベンチャー企業でも、 効率よく行う事ができ、新卒、中途採用において利用されています。
本当に優秀な人材にアプローチが可能
実は「本当に優秀な人材は転職市場にはいない」と言う人事の方が、一定数いらっしゃいます。
しかし「今の環境には満足していて、今すぐ転職する気はない」という方が、転職サイトに登録する場合はあります。
その様な「転職潜在層」にスカウトメールなら積極的にアプローチすることができます。
スカウトメールを利用すべき企業と特徴
スカウトメールは効果を発揮しやすい企業の特徴があります。
厳選した少人数採用
大量に採用するのではなく、厳選した人材を少人数だけ採用したい時には、スカウトメールは有効的な手段です。
自社に必要な経験、能力を持った人材にだけ、声をかけるだけですので、非常に効率的に採用活動を行えます。
専門職の採用
特定の分野において専門的知識や経験を有した人材をピンポイントで採用したい時も、スカウトメールは有効的です。
スタートアップ・ベンチャー企業
ピンポイントで自社に必要な人材にアプローチできる利点は、スタートアップ企業にぴったりです。
なぜなら、ミスマッチな人材にアプロ―チするほど、ベンチャー、スタートアップは暇ではありません。
また認知度やブランド力が高くなければ、従来の求人広告を出しただけでは、誰の目にも留まりません。
その様な点から考えても「攻めの採用活動が可能」なスカウトメールは組織を急拡大させなければいけない「ベンチャー・スタートアップ」企業が使うべき採用ツールです。
スカウトメールの基本的な内容と構成
スカウトメールの基本的な構成と内容をご紹介します。
スカウトメールはダラダラと長く書けば良いと考えている会社も多いのでご注意下さい。
弊社独自のアンケート結果では6割以上の方が既存のスカウトメールは長すぎて読む気がしないと回答してます！
大体読むと回答した方は全体の5％しかいませんでした。
スカウトメールの基本内容
スカウトメールの基本的な内容は
・スカウトメールの件名
・簡単な挨拶
・自己紹介（自社紹介）
・スカウトメールを送った理由
・依頼（アクション）
・署名
になります。
スカウトメールに書く内容とは？
スカウトメールには基本的には「求職者さんが知りたい情報を書く」ということを意識してください。
求職者さんが知りたいことであれば、スカウトメール書く内容はなんでも良いと思います。
例えば
・社長について
・自社のミッション・ビジョン・バリュー
・求人に関係するメンバーについて
・業務内容と募集背景
・福利厚生
・社風、働いている人の特徴
・最近転職してきてる人の情報
などなど求職者さんに応じて、スカウトメールに書くべき内容は様々です。
良いスカウトメールのポイント
スカウトメールは多くの企業はテンプレートを作って、求職者毎に軽くカスタマイズしてアプローチしています。
スカウトメールの返信率を上げる、一般的に重要だと言われているポイントをご紹介します。
テンプレートメールから脱却
基本的にスカウトメールはテンプレートを軽くカスタマイズして送ります。
そのためどこの企業も似た様なスカウトメールになってしまい、求職者からのイメージは悪いです。
ちなみに弊社で
「スカウトメールが来たら、どんな内容のスカウトメールなら興味を持ちますか？」とYouTubeでアンケートをとったところ
メールに求人の説明動画が添付されてる 7％
メールを送った理由が詳細に書いてある 58%
テンプレートメールには興味は無い 35%
という結果になりました。
テンプレートメールは本当に嫌がられてますね。
適当にカスタマイズしただけでは、テンプレートメールと思われてしまい、逆効果になりかねません。
とにかくテンプレートメールだと思われない工夫が必要です。
テンプレートメールから脱却する方法
弊社では主に下記内容をカスタマイズして、テンプレートメールから脱却するお手伝いをしています。
・求職者の経歴、経験を見て、自社にとってなぜ必要な人材なのか記載する
・求職者のやりたいこと、興味のあることが分かれば、自社ならそれが実現できることを記載する
基本的には、求職者さんが知りたい事、伝えたい事を細かくカスタマイズしてスカウトメールを送ることをお薦めします。
返信率が悪いと、大量にスカウトメールを送る事になり、一つ一つのスカウトメールの内容が荒くなってしまいますが、返信率が高ければ、丁寧にスカウトメールを送ることが可能になります。
スカウトメールを運用する際の小技テクニック
スカウトメール以外も改善する
実はスカウトメールを受け取った方は、興味のある企業であれば採用サイトまで確認します。
実際にアンケートをとったところ、8割以上の方は「企業の採用サイトを見る」と回答しています。
ですので、スカウトメールの返信率を上げるには、スカウトメール以外のコンテンツも充実させる、あるいは常に改善して、興味をもってもらう工夫をする必要があります。
スカウトメールのオファー内容の条件を下げる
例 最初から対面で会うのではなく「オンラインで20分だけ雑談しましょう」など気軽に返信できることをオファーする
スカウトメールを送信するタイミングを工夫する
求職者がスカウトメールを開封する時間を想像し、スカウトメールを送る時間を工夫する。
例えばお昼の時間、夜の20時以降や、土日に送付するなど。
特に土曜日は仕事が休みの人が多い為、メールを開封してもらいやすいです。
求職者のターゲットを的確に絞る
自社の求人に合う求職者にスカウトメールを送っていなければ、そもそも返信率は悪くなってしまいますよね。
自社の求人に魅力を感じてもらえる求職者のペルソナをしっかり作りこみ、スカウトメールを送るようにして下さい。
効果検証をする
ペルソナを作ってからスカウトメールを送り続けるのではなく、定期的にペルソナやメールの内容を見直してください。
見直しポイントは
・ペルソナ
・件名
・スカウトメールの構成
・スカウトメールのオファー内容
などは定期的に返信率などを確認して、見直してみてくださいね。
伝えたいことはシンプルに伝える
スカウトメールは広告に近しいです。
伝えたいことは長々と書くのではなく、シンプルに目に留まりやすい表現で書くようにしましょう。
できればメールの序盤に一番伝えたい事や重要な事を書いた方が良いと弊社は考えています。
サイトにヒートマップツールを導入している企業様であれば、すぐに分かると思いますが、スカウトメールが表示される序盤が一番見られており、後ろに行けば行くほど、スクロール到達率が下がります。
ですので伝えたい内容は、なるべく序盤に書くようにしましょう。
返信率が悪いスカウトメールの特徴
スカウトメールの開封率が悪い理由
件名が求人の内容
件名にある内容にオリジナリティがない
伝えたいことが多い
開封率を上げるための「スカウトメールの件名」のポイント
スカウトメールを送った場合、一番目につくのは「スカウトメールの件名」です。
この件名が魅力的でないと、開封してもらえません。開封してもらえなければ、中身にいくらこだわっても意味がありません。
開封率を上げる為には、求職者様が興味をもつ内容や演出が必要になります。
短い件名でいかに興味を持ってもらうのか、コピーライティングの力が求められます。
件名から一斉メールだと誤解されないような工夫が必要です。
スカウトメールの返信率を上げる動画活用法
スカウトメールに採用動画を添付して、スカウトメールの返信率を上げる事に成功している企業様が少しずつ増えています。
特にハイレイヤー層の採用や、採用が年々難しくなっているエンジニア採用には、動画の活用をお薦めします。
動画を活用して、スカウトメールの返信率を改善したいお客様は、お気兼ねなくご連絡願います。
多くの企業がスカウトメールの運用を外注してます
実は多くの企業が、スカウトメールの送付を採用のアウトソーシング会社（RPO）に依頼しています。
弊社では通常の採用のアウトソーシング会社（RPO）さんよりも一歩踏み込んだ提案をしています。
なかなか採用ができない職種（エンジニア）やハイレイヤー層の採用需要がある場合は、是非ご連絡下さい。
スカウトメールの代行サービスのメリット・デメリット
この記事の監修者
動画とWEBを活用した採用マーケティング支援が専門。毎年数多くの企業の採用支援を実施中。
東証プライム上場企業から老舗企業まで幅広くご支援しています！
執筆した電子書籍は、人事・労務カテゴリーで3位にランクイン。
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・新しい採用活動の稟議を通す方法
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