採用担当者の採用に苦戦している企業は採用代行サービスがお薦め!

「採用活動が上手くいっていない」

「業務内容が多すぎて手に負えない」

「プロの力を借りたい」

採用活動に関するお悩みを抱えていませんか?

そんなお悩みを解消する採用・人事代行についてご紹介していきます。

採用代行とは?

採用・人事代行とは、採用活動にかかわる業務を外部企業が代わりにおこなうサービスのことです。

採用代行=PRO(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれています。

現在は採用競争が激化しているため、採用活動、人材獲得に苦戦する企業が増えています。

そのため採用方法も多様化してきて

採用方法

・求人広告
・エージェント利用
・リファラル採用
・ダイレクトリクルーティング

企業内では対応できなくなっています。

また集客だけでなく、ターゲット学生に入社の意思決定をしてもらうまでのフォローアップも求められ、学生1人当たりに割く時間も年々増えてきています。

採用方法の多様化や業務量の増加により満足いく採用活動が行えず、人材確保に至らない企業も多く存在します。

しかし多くの企業が人事部を増員することが難しいのが現実です。

この問題を解決するために、採用業務の一部または全部を採用・人事代行業者に委託する企業が増えているのです。

採用代行サービスが注目されている背景

採用代行サービスが注目されている背景についてご紹介します。

①人事業務の広域化

人事業務の領域は年々広がってきています。

採用だけにしても

人事の採用業務内容

・候補者との面談日程調整
・応募者選考
・ハイアリングマネージャーからのヒアリング
・エージェント対応・採用広報のPR活動

また採用の経路に関しても多様化しているため、採用基盤の導入にも時間を割かなくてはいけません。

②売り手市場による採用活動の激化

少子高齢化による人材不足が続いています。

採用現場では、売り手市場が続いており、人材獲得競争はここ数年激化しています。

その中で企業が優秀な人材を確保するのに力を入れており、採用活動という業務が企業の業績を左右するといっても過言ではない状況となっています。

優秀な人材を見つけたとしても、複数の企業から内定を獲得しているためせっかく見つけた人材も内定辞退されてしまうことが多いのが現実です。

中小企業にとっては良い人材を確保することが難しくなってきています。

採用・人事代行に依頼できる業務内容

採用・人事代行は採用活動の企画、計画から内定者のフォローまで一連の流れを任せることができます。

①採用計画・企画の立案

人材を確保できない企業は採用計画・企画の立案に問題があるかもしれません。

採用計画・企画

・求める人物像
・必須要件
・採用方法
・採用競合分析

この際、自社の情報と求める人材について正確に共有することが大切です。

採用・人事代行に任せてしまうと、人材のミスマッチが起こる可能性もありますので、綿密なすり合わせを行い自社が求める優秀な人材を集めましょう。

②母集団形成

母集団とは、採用する人材の集まりのことをいいます。

母集団を形成するためには、自社に興味も持つ人材を多く集める必要があり、多くの人材と出会うことで優秀な人材を確保することができます。

母集団形成するために

・母集団形成の計画・立案
・就職・転職サイトの求人媒体の選定、出稿
・SNSでの求人情報開示
・DMやスカウト代行
・説明会の開催に関わる手配や求職者への対応

昨今増えつつある「ダイレクトリクルーティング」で欠かせないスカウトメールやDMの作成・配信なども委託でき、これまで出会えなかった求職者との出会いを増やすことができます。

参考記事

③応募者の管理

応募者が集まれば、その人たちを選考しなければいけません。

採用業務の悩みとして

「応募書類の量が多くて目を通す時間がない」

「応募者からの問い合わせに対応しきれない」


せっかくエントリーの人数が増えても、応募者がどのような人材なのか?把握できていなければ母集団形成に力をいれても意味がありません。

また、応募者から

「採用担当者の対応が悪い」

「会社に連絡しても返ってこない」

などの理由で、選考段階から辞退者が多いのも現状です。

このような点も採用・人事代行に委託することで解決することができます。

応募者への迅速かつ丁寧な対応により、辞退者を防ぐことができます。

④面接・採用選考の代行

採用・人材代行サービスの中には面接や採用選考まで対応してくれるところもあります。

面接代行をする人はエキスパートなので、人材を見る力も長けています。

ただし、企業側との採用に関する認識のズレが生じるかもしれません。

希望する人材と異なるということを避けるためにも、事前のすりあわせはしっかりと行いましょう。

⑤内定者のフォロー・育成

採用後に内定を辞退してしまう応募者も多く、この内定辞退により人材確保が難しくなっています。

そのため、内定者のフォローは非常に重要です。

内定者のフォロー

・内定者への連絡
・内定後の個人面談の計画
・入社前に行う研修、勉強会の計画作成


事務的な業務を採用・人事代行にお願いすることで、内定者とじっくり面談をすることができます。

内定者と関係性をしっかりと築くことで、内定辞退を減らすことにも繋がります。

採用、人事代行のメリット

①採用活動の質が上がる

採用・人事代行は採用業務のプロです。

採用に関わる知識やこれまで培ってきたノウハウを駆使して、専門性の高い業務を進行してくれます。

今までとりこぼしていた優秀な人材もプロに任せることで、採用の確率は上がります。

また、応募者への対応も迅速かつ丁寧な対応が可能。

採用活動において、こうした対応の早さ、丁寧さが人材確保に繋がります。

対応が丁寧であれば企業側のイメージアップにもつながり、今後の採用にも効果的です。

②コア業務に集中できるため、生産性が向上する

採用活動においてのコア業務とは

・説明会の実施
・面接・採用選考
・会社情報・求人情報の伝達

では反対にノンコア業務とは

・求人媒体の選定
・説明会、面接実施の計画・会場手配
・スケジュール調整
・案内の送付
・合否の連絡

このように業務を振り分けることで、ノンコア業務を採用・人事代行に委託して、本来注力すべきコア業務に時間と労力を集中することができます。

③コストの削減

自社で全ての採用業務を行う場合、採用活動を行っている時期は仕事量が増加し、残業代が増えるばかりです。

しかし、採用・人材代行を利用することで効率よく業務を行うことができ、求める人材も短期間で採用することが可能です。

委託する費用はかかりますが、生産性も上がるため、企業としての利益向上に繋がるので、費用対効果を考えると相対的にはコスト削減に結びつきます。

④入社後のサポートまで任せられる

内定が決まっても、その人材がずっと自社にいてくれるとは限りません。

・もっといい企業を見つけたため転職する
・自分と合わなかったためやめる

このような理由で離れてしまう可能性も考えなければいけません。

しかし採用・人事代行では入社後のサポートまで委託できるケースもあります。

委託することで入社後もサポートを行い、満足度を高めて離職防止への効果に繋げることもできます。

採用、人事代行のデメリット

①自社の採用スキルが向上しない

採用業務の一部や全部を採用・人事代行に委託すると、ノウハウは蓄積されにくいです。

「採用・人事代行に予算を取れない」

「自社の力で採用したい」

などの理由で採用・人事代行をやめるとき、今までと同等のクオリティーを発揮することが難しくなります。

採用・人事代行を利用するときは、任せきりではなく採用担当者がオーナーシップをもち、全体のディレクションをすることが大切です。

また、定期的なフィードバックの時間を設け、成功・失敗の要因を考察することで自社内の経験値を高めていくことができます。

②認識にズレが生じる恐れがある

採用・人事代行を利用する場合は、連携が重要です。

採用・人事代行とのやりとりで、ちょっとしたズレが大きな認識の違いに繋がる恐れもあります。

認識のズレを抱えたまま業務が進むと

・思った通りにフローが進まない

・かえって工数がかかってしまう

採用後のミスマッチに繋がるかもしれません。

採用・人事代行を利用する場合は業務内容から求める人材まで、自社のアピールポイントなど委託先にもしっかり理解してもらいましょう。

採用・人事代行会社の選び方

採用・人事代行会社の選び方のポイントについて紹介します。

①サービスは自社が求めているもの、課題と合っているか?

採用・人材代行によっても対応できる業務が大きく異なります。

そのため、採用・人材代行会社を選ぶ際には

「どのような業務を依頼したいのか」

を事前に整理することが大切です。

また自社の課題を前もって明確にしておくことも重要です。

例えば、ダイレクトリクルーティングのノウハウ不足や業務負荷が課題であれば、この点に強い会社を選ぶ必要があります。

自社の採用アップが課題となれば、情報共有やフィードバックを綿密に行ってくれる会社を選ぶべきです。

会社を選ぶ前に、自社の課題とゴールを明確にしたうえで採用・人事代行会社を比較することが大切です。

②何を得意とする採用・人材代行会社なのか?

採用といっても様々ですよね。

・新卒採用なのか、中途採用なのか?
・営業職を採用するのか、技術職を採用するのか?

採用・人材代行会社によっても得意、不得意はあります。

また

「自社と同様の規模の会社の対応実績が豊富にあるか?」

という点を見極める必要があります。

専門的なノウハウが必要となる業務が多いため、採用実績につながっているかという結果も重視されます。

ベンチャー企業では実績はあるが、大企業でのボリュームが大きい大規模採用は実績が無いとなると、採用方法も異なるため対応が難しいです。

また自社がスタートアップなのであれば、スタートアップ出身者などの実績が多い企業に依頼した方がコミュニケーションは円滑に進みます。

③料金形態は自社に適しているか?

採用・人事代行の料金システムは

定額制

サービス内容に応じパッケージプランと期間を決めて契約するタイプです。

オプションを付けなければ追加予算は発生しないため、予算が決められてる企業におすすめです。

成果報酬制

採用決定時や面接実施時に報酬が発生するタイプです。

費用はかかりますが、採用決定数や内定者の質にこだわる企業におすすめです。

業務量に応じた従量単価請求性

必要な業務のみ依頼できます。

負担の大きい工程のみ依頼したいなど、効率よく採用活動をしたい企業におすすめです。

また初期費用が発生する場合もありますので、委託したい業務やボリュームを明確にしたうえで自社の適した料金形態を選びましょう。

参考記事

採用代行(RPO)を導入する際に気をつけるべきポイント

①自社と代行企業の相性を確認する

採用・人事代行企業の実績が豊富だとしても、自社と相性が悪ければスムーズな委託ができず代行の効果が発揮されません。

・自社のルールに合わせて柔軟に対応してくれる

・業者が定めているルールに納得して対応ができる

採用・人事代行企業との信頼関係も大切になってきますので、事前に相性の確認はしましょう。

②情報共有は定期的におこなうこと丸投げはNG

採用のプロだからこそ採用・人事代行に全てを任せがちですが、自社の人事・採用担当者が「自分たちで採用する」という自覚をもって進めていくことが大切です。

常に

「採用計画の共有ができているか」

「この施策で問題はないか」

「進捗は滞っていないか」

など意識をもって進めることが大切です。

定例ミーティングを設けたり、情報管理ツールを用いながら情報共有できる環境を整備しておきましょう。

③採用業務の範囲を明確に分けておく

採用・人事代行は何でもやってくれるものだと思いがちですが、採用・人事代行はなんでも屋ではありません。

「ここまでしてくれると思った」

と期待しすぎないよう契約締結時に採用業務において委託先に任せる範囲、自社で担う範囲を明確にしましょう。

業務委託における採用フロー

採用・人事代行サービスの流れをご紹介します。

「採用業務を全て代行して欲しい」

「面接設定だけ委託したい」

など各企業のニーズにあわせて対応するため、まずは企業の要望・状況を詳しく聞き、プランニングすることが大切です。

業務委託における採用フロー

採用目標人数、時期などの目標から逆算して求人広告を掲載する時期や選考時期、面接期間などの採用スケジュールを組み立てていきます。

②採用ターゲットの確認

採用業務において、一番重要なのが採用ターゲットの明確化です。

採用ターゲットの認識を企業と採用・人材代行会社で共有がきちんと行われているか?が重要です。

採用ターゲットは

・経験
・スキル
・資格
・志向
・年齢

詳細をヒアリングし、求める人物設計を行います。

③採用プロセスの確認・見直し

まずは企業でもともと行っている採用業務を洗い出し、分析します。

効率化できる部分はないかなど入念に確認していきます。

④代行業務の振り分け

トータルで採用・人事代行会社に委託するのか?

必要な部分のみ委託するのか?

③の採用プロセスで見直したうえで、何が必要なのか洗い出した点を重点的にサポートしていきます。

⑤サービス導入前の打合せ、導入後のフィードバック

代行業務が決まったらサービス導入前に打合せの場を設けます。

実施中の運用方法についてフィードバックの場を設け、応募率や面接率などの数値の検証や状況のヒアリングから効果をチェックしていきます。

事前に設定した採用目標に対しての進捗状況を確認し、改善を繰り返していきます。

採用代行の効果を最大限引き上げるために最適化していきます。

採用、人事代行の料金相場

採用代行の利用費用は、採用人数や依頼する業務内容、採用・人事代行企業によって大きく変わるため、あくまで目安として考えてください。

・新卒採用:5万円~70万円/月

・中途採用:10万円~70万円/月

業務あたりの採用代行料金例

・DM・スカウト配信業:3万円~/月

・面接日時設定:1万~5万円/月

・面接代行:1万円~/回

・評価シート作成:3000円~/回

・候補者への連絡:2万円~/月

・内定通知書発想:2万円~/月

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