スカウトメールの開封率を上げる4つのポイント

採用広報の支援や動画を活用したダイレクトリクルーティング支援を行っているストルです。

コロナ禍により採用のオンライン化が加速したことで、採用のスタンダードとなりつつあるのが「スカウトメール」

を活用した「ダイレクトリクルーティング」です。

しかし取り組んでみても

「送っているスカウトメールは埋もれているのではないだろうか?」

「どうしたら返信率を高めることができるのだろうか?」

このように悩まれている採用担当者も多いはずです。

そこで今回は、スカウトメールの効果的なケース、開封率を上げるポイント、返信率を上げるポイントについて解説いたします。

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スカウトメールの開封率を上げる4つのポイントとは?

①最も伝えたいことは冒頭に配置する

メールは平均7秒前後しか見られていないというデータがあります。

求職者の目に真っ先に映るのは冒頭です。

冒頭の文章が求職者の心に刺さらなければその後読まれることはありません。

②スカウトメールを送る時間帯にも注意

スカウトメールを送る時間帯にも気を付けましょう。

送信時間が早すぎても、遅すぎても

「ブラック企業」

という印象を与えかねません。

送信時間は8時〜18時までにするのがいいでしょう。

③スカウトメールにおけるポジティブワード、ネガティブワード

スカウトメールで使用するワードは、職種によって与える印象が変わるため、使い分ける必要があります。

営業

【ポジティブ】土日休み、残業なし(〇〇時間以内)、幹部候補、有休消化率高め
【ネガティブ】急募、大量採用、マルチタスク、学歴不問

ITエンジニア

【ポジティブ】前職の給与保証、フレックス勤務、年齢・性別関係なく評価、副業OK
【ネガティブ】急募、大量採用、早期キャリアアップ

クリエイティブ系

【ポジティブ】年齢・性別関係なく評価、フレックス勤務
【ネガティブ】急募、大量採用、社内イベントが多い

管理・事務系

【ポジティブ】土日休み、残業なし(〇〇時間以内)
【ネガティブ】急募、大量採用

販売・サービス・美容系

【ポジティブ】未経験歓迎、地域密着、幅広い年齢層
【ネガティブ】大量採用、早期キャリアアップ、実力主義、歩合制

医療・福祉

【ポジティブ】年齢・性別関係なく評価、アットホーム
【ネガティブ】急募、早期キャリアアップ、大量採用

急募や大量採用はどの職種でも悪い印象を与えるため使用は避けましょう。

また、数字で表現できる内容は数字で記載しましょう。

例)年間休日120日、残業月平均20時間以内

その他にもキャリアアップの「早期」に関しても

例)2年目には新規プロジェクトに参加できるようになります

などと具体的に記載した方がいいでしょう。

④候補者一人ひとりに向けた件名にする

求職者のプロフィールや履歴書を読んだ上で

「あなただから是非入社してほしい」

という気持ちが伝わる件名にしましょう。

件名に「〇〇さんへ」と入れるのも特別感を演出することができます。

また、件名を作るときに特別感を与えることと同様に大切なのが文字数です。

スマートフォンのメールボックスに表示される件名の文字数は20字程度です。

これに対してパソコンは25文字程度です。

企業側はパソコンでスカウトメールを送っていることが多く、件名がちゃんと入っていると思いがちです。

しかし受け取る求職者の大半はスマートフォンでメールを見ているため件名が切れてしまっている可能性があります。

受け取る側の目線にたって、件名は20文字程度でおさめることがベストでしょう。

スカウトメールの返信率を上げる3つのポイントとは?

さきほど開封率を上げる施策について解説しましたが、次に返信率を改善する方法について解説します。

①簡潔な文面で作成する

返信してもらうために最も重要な本文は、簡潔で分かりやすい文章が好まれます。

企業側も伝えたいことがありすぎて、あれもこれもと書きたくなりがちですが、長い文章だとそもそも読んでもらえなくなります。

スカウトメールの本文は400文字程度が理想です。

400文字であれば1分で読める分量です。

スカウトメール本文の他にインタビュー記事の添付などをすることで、より具体的に自社の魅力を知ってもらえるため内容を詰め込むのではなく、分散するといいでしょう。

②返信のハードルを下げる

返信のハードルを下げるようにすることも大切です。

いきなり、面接しましょうでは身構えてしまうため

「まずは会ってお話しませんか?」

「カジュアル面談しましょう」

とすることで、返信に対するハードルを下げることができます。

しかし、企業側からしてみれば

「採用面接の前に作業工数が増えるだけではないのだろうか?」

と思う企業もあるかと思いますが、会う機会を増やすことで「相互理解」を早くすることができますし、面接では見えずらい人柄を見れるチャンスでもあります。

また、転職潜在層の場合はまだ転職に対して意欲が低いためカジュアル面談より、会ってお話しませんか?くらいの態度の方が適切だと言えます。

③動画を活用して返信率を改善する

動画を活用したスカウトメールの返信率の改善方法は、記事をご確認下さい。

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④ターゲットを明確にする

返信率を上げるためにも、スカウトメールを送る前にターゲット像を明確にしましょう。

人によって企業に求める条件や魅力に感じる部分は異なります。

「誰に」にスカウトメールを送るかによって内容や伝え方を変えなくてはいけません。

一人ひとりに合わせてカスタマイズする必要があります。

また

「自分がターゲットだったら、このスカウトメールを貰ったらどう思うだろうか?」

という目線に立つことは大切です。

企業にとって当たり前と感じていることは、求職者からしたら違います。

求職者目線に立ってスカウトメールの内容をもう一度考えてみましょう。

スカウトメールが効果的なケースとは?

①自社にマッチした人材にアプローチしたい場合

スカウトメールの最大のメリットが、自社にマッチした人材に直接アプローチすることができることです。

求人サイトに掲載したり、合同説明会に参加して求職者を待つのではなく、自社が求める人材に直接声を掛けることができるのが強みです。

スカウトメールを送る前に選別できるため、質の高い母集団形成を行うことができます。

②企業の知名度が低い場合

求人サイトに掲載すれば、数多くの企業と比較されるため、知名度が低い中小企業や地方企業は埋もれてしまいがちです。

スカウトメールを活用することで、送ってすぐに応募に至らなかったとしても自社を知ってもらうきっかけ作りが可能です。

待っているだけの採用方法では、求職者が積極的に情報を探さない限り自社を知ってもらうことはできません。

大前提として知名度が低ければ、応募の検討というスタートラインにも立てないということです。

③専門職の場合

IT職や医療のように高度なスキルや資格が必要とされる職業は、なかなか人材が集まりません。

そのため、スカウトメールで優秀な人材に直接アプローチすることで、人材を早く確保できる可能性が高くなります。

④転職潜在層にもアプローチしたい場合

スカウトメールを活用することで、転職潜在層にもアプローチが可能になります。

「いい企業があれば、転職したい」

という人にスカウトメールを送り、コミュニケーションをとることで潜在的な候補者を開拓することがいち早くできます。

優秀な人材は、転職するとなったらすぐに行動し、内定まで決まってしまいます。

そのため、転職前から自社をアピールし、動機づけを行い「転職候補先」として選んでもらえるかが鍵となります。

その人にとって魅力的に見える言葉を最初に持ってきましょう。

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まとめ

スカウトメールは、求職者や転職潜在層一人ひとりに向けた「ラブレター」とも言えます。

企業が一方的に自社の魅力ばかり伝えるのではなく、求職者と企業のマッチングを図るためと考えましょう。

また、スカウトメールは採用のみならず入社後の定着率にも繋がります。

スカウトメール次第で質の高い採用活動を行うことができますので、今後の採用計画に是非取り入れてみてください。

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